Gästbloggare Frida Jacobsson: Jakten på författaravgifter vid Stockholms universitet

För att lyckas med jakten på författaravgifter krävs ett samarbete mellan olika roller och kompetenser på biblioteket samt inom universitetet. Att gräva efter författaravgifter via fakturor i universitetets ekonomisystem är arbetskrävande, men går att genomföra om tid och personalresurser avsätts.

Kartläggning av Stockholms universitets kostnader för OA

I slutet av 2016 fick biblioteket i uppdrag av förvaltningschefen att kartlägga universitetets kostnader för Open Access (OA). Kostnaderna för OA-medlemskapsavtal och offset-avtal hanteras av biblioteket och är lätta att ta fram. Däremot är det svårare att spåra författaravgifter (Article Processing Charges, APC). Författaravgifterna som debiteras forskarna kommer på enskilda fakturor som hanteras av administrativ personal på någon av universitets 60 institutioner. Författaravgifterna har bokförts på vitt skilda konton i universitetets ekonomisystem och det har varit svårt att få en överblick över hur stora universitetets utgifter är för författaravgifterna.

Nytt konto för författaravgifter – och nya problem

En lösning på problemet med den spretiga bokföringen var att införa ett nytt konto för författaravgifter samt ytterligare ett konto som avser eventuella kringkostnader (färgsidor, figurer och dylikt). Dessa konton började användas i slutet av 2016. Då hade bibliotekets controller haft informationsmöten med institutionernas ekonomiadministrativa personal och gjort en lathund för hur kontona skulle användas. För kartläggningen av 2016 års författaravgifter hjälpte införandet av det nya kontot föga eftersom det började användas så sent på året. Vi fick istället leta efter författaruppgifter bokförda på troliga konton.

Ytterligare ett problem vi blev varse om var att författaravgifter betalade med forskarnas personliga kontokort, lite förenklat uttryckt, inte hanterades i ekonomisystemet, utan i lönesystemet. Det har bara institutionernas administratörer rättigheter till och vi kunde inte se själva fakturaunderlaget. Dessa två omständigheter bidrar till att resultatet för 2016 inte är heltäckande.

Universitetet betalar mest till de stora traditionella förlagen

Vi hittade 217 fakturor för författaravgifter som betalats till 39 olika förlag, till ett värde av 3 931 000 kr. Då ska en ha i åtanke de nyss nämnda förbehållen och att det i själva verket rör sig om betydligt fler författaravgifter betalade 2016. Resultatet vi får från det långtifrån heltäckande underlaget bekräftar trots det den bild som det tidigare har rapporterats om från olika håll:

  • De flesta avgifterna har gått till ett fåtal traditionella, kommersiella förlag som Wiley, Elsevier och Springer Nature.
  • Det har varit dyrare för universitets forskare att publicera sig i hybridtidskrifter än i guldtidskrifter. I snitt kostade en publicering i en hybridtidskrift drygt 21 200 kr och i en guldtidskrift närmare 15 000 kr.
  • Total Cost of Publication var störst för Elsevier och Wiley. Universitet har alltså betalat både högst prenumerationsavgifter och mest författaravgifter till dessa två förlag.

Enklare och snabbare att hitta författaravgifter

Biblioteket fortsätter arbetet med att leta efter författaravgifter under 2017. Det manuella och tidskrävande arbetet som gjordes 2016 är användbart eftersom vi kan jämföra det resultatet med årets. Hur mycket arbetstid sparar vi efter att det nya kontot har införts, när vi inte längre behöver söka på troliga konton? Vi antar att arbetstiden kommer att minska något, inte bara tack vare det nya kontot, utan också för att vi kan dra nytta av de erfarenheter som har gjorts och därmed effektivisera den interna arbetsprocessen.

Bättre bild av hur mycket universitetet betalar

Hittar vi fler författaravgifter 2017 jämfört med 2016? Det tror vi, och vi kommer liksom tidigare att dubbelkolla hittade författaravgifter mot ett bibliometriskt uttag från bland annat Web of Science. På så sätt får vi en uppfattning om i vilken utsträckning det nya kontot används – finns det i det bibliometriska uttaget OA-publicerade artiklar vars författaravgifter inte finns bokförda på det nya kontot? Då får vi söka på att andra sätt i ekonomisystemet för hitta de fakturor som gissningsvis inte bokförts på det nya kontot. Om det nya kontot används som det är tänkt bör det handla om ett mindre antal. Ambitionen för 2017 är att hitta ”allt” och få en mer korrekt bild av hur mycket universitetet betalar för författaravgifterna.

Samarbete mellan olika kompetenser avgörande

Till sist vill vi poängtera att det är viktigt att personer som på olika sätt kommer i kontakt med data kopplat till författaravgifter börjar kommunicera med varandra inom organisationen. I vårt fall ingår bibliotekets controller med kunskap om ekonomi och redovisning, bibliotekarier med kunskap om förlag och licensavtal samt en utredare med kunskap om bibliometri och publikationsdata i en arbetsgrupp som fortsätter jakten på författaravgifter.

Vill du läsa hela rapporten ”Redovisning av uppdraget att följa upp universitetets kostnader för Open Access”? Mejla Frida Jacobson frida.jacobson[at]sub.su.se  eller Liisa Hänninen Liisa.Hanninen[at]sub.su.se och ange diarienummer SU FV-2.15.3-3411-16.

Controller Liisa Hänninen och bibliotekarie Frida Jacobson berättar mer i denna intervju.

Gästblogg av Frida Jacobson, Stockholms universitetsbibliotek

Kommentera