Effektiva arbetsflöden för öppet tillgängliga publikationer: manushanteringssystem och bibliotekens nya roller – workshop den 5 februari 2019

Kungliga biblioteket (KB) anordnade tillsammans med Stockholms universitetsbibliotek (SUB) en heldag den 5 februari för de som arbetar med verifiering av öppet tillgängliga vetenskapliga artiklar.

50 deltagare från 25 lärosäten samlades tillsammans med representanter från tre förlag på SUB för att ta del av presentationer av förlagens manushanteringssystem, samt för att delta i en workshop om arbetet med att verifiera öppet tillgängliga artiklar. Syftet var att diskutera hur lärosätesbiblioteken på bästa sätt underlätta för forskare i samband med publicering?

Britt-Marie Wideberg (KB), moderator, inledde dagen tillsammans med Lisa Lovén (SUB).

Från vänster: Lisa Lovén (SUB) och Britt-Marie Wideberg (KB). Foto: Annica Wentzel

Under förmiddagen presenterade Emma Proudley från Frontiers, Chelsey Horstmann Dennis och Carolyn Kirby från Taylor & Francis och Anna Munthe-Kaas från Cambridge University Press respektive förlags manushanteringssystem ur forskarnas synvinkel. Presentationerna visade tydligt tre olika sätt att hantera processen från att forskaren skickar in artikeln till att den blir publicerad. Frontiers har ännu mycket manuell hantering av artiklar, vilket innebär att man kan hantera olika lösningar som efterfrågas av olika organisationer. Taylor & Francis och Cambridge University Press får in och publicerar ett mycket större antal artiklar vilket omöjliggör manuell hantering. Det påverkar i sin tur hur systemen ser ut för forskarna och e-postutskick från förlagen – de ska passa många olika organisationer med olika avtal. Samtliga förlag efterfrågade återkoppling från deltagande organisationer om hur de kan göra sina system bättre, dels på manushanteringssidan för forskare och dels på verifieringssidan för administratörer på deltagande organisationer.

Vänster: Anna Munthe-Kaas (CUP), Carolyn Kirby och Chelsea Horstmann Dennis (båda Taylor & Francis, samt Emma Proudley (Frontiers). Foto: Britt-Marie Wideberg (KB).

Eftermiddagen inleddes med en presentation av Lisa Lovén från SUB som berättade om deras erfarenheter och arbetsflöden för avtal med öppen tillgång. På SUB har man beslutat att använda pengarna för det uteblivna Elsevier-avtalet till att finansiera publicering med öppen tillgång. Det är en utmaning att få ut information till forskarna då manushanteringen och SUB:s avtal ser olika ut hos nästan alla förlag.

Bild: Lisa Lovén (SUB)

Efter presentationerna delades deltagarna in i fem olika grupper för att diskutera från två olika utgångspunkter: Hur kan vi underlätta för forskarna och vad behöver vi som administratörer?

Annica Wentzel (KB) Foto: Britt-Marie Wideberg (KB)

Hur kan vi underlätta för forskarna?

Under workshopen framkom att förlagens system bör innebära förenklad administration under publiceringsprocessen och ge tydlig information om gällande avtal för svenska forskare. Forskarna läser oftast på förlagens sidor, inte bibliotekens webbplatser. Det bör tydliggöras i manushanteringssystemen att det inte är gratis att publicera, men visas ett pris finns det en risk att det tolkas som något forskaren ska betala. Därför bör det stå att kostnaden är förbetald, i de fall den är det genom ett avtal.

Vad behöver vi som administratörer?

Administratörerna efterfrågar forum för samarbeten med andra bibliotekarier, bättre finansieringssystem/ekonomisystem och standardiserade system hos förlagen, idag ser det olika ut hos nästan alla förlag. Bättre informationsmaterial önskas om hur manushanteringssystemen faktiskt ser ut, bl.a. för att ge bättre vägledning åt forskarna som ställer frågor. Det finns behov av att arbeta upp en FAQ.

Det diskuterades även om det är viktigt att kunna verifiera artiklar eller om det steget kan hoppas över. Workshoppens deltagare ansåg att i nuläget behöver administratörer kunna verifiera artiklarna, och arbetet upplevs inte som betungande. Förlagens verifikationer är för det mesta träffsäkra men det kan ändå bli fel. Det kan bl.a. bli problem med publikationer publicerade av forskare affilierade till sjukhus som blandas ihop med universitet eller forskare som anger en viss institution trots att de har slutat eller inte tillhör institutionen. Det är oklart hur noggranna förlagen är eller vilka processer som finns för att hitta fel.

Klart stod att det finns mycket att diskutera, och att det finns förbättringar att göra i dagens manushanteringssystem. All information om hur det fungerar att använda systemen är värdefull för KB:s handläggare i deras kontakt med förlagen.

Då ett gemensamt forum för fortsatta diskussioner efterfrågades vill licenshandläggarna på KB gärna uppmuntra fler att använda t.ex e-postlistan E-resurs admin (Information om anmälan finns här: http://www.kb.se/libris/kontakta/sandlistor/ ) eller Upphandlingslistan (endast för deltagande organisationer inom Bibsamkonsortiet).

Dokumentation från dagen kan nås via Materials i https://beta.consortiamanager.com (endast för Bibsamkonsortiets deltagande organisationer – inloggning krävs).