Effektiva arbetsflöden för öppet tillgängliga publikationer: manushanteringssystem och bibliotekens nya roller – workshop den 5 februari 2019

Kungliga biblioteket (KB) anordnade tillsammans med Stockholms universitetsbibliotek (SUB) en heldag den 5 februari för de som arbetar med verifiering av öppet tillgängliga vetenskapliga artiklar.

50 deltagare från 25 lärosäten samlades tillsammans med representanter från tre förlag på SUB för att ta del av presentationer av förlagens manushanteringssystem, samt för att delta i en workshop om arbetet med att verifiera öppet tillgängliga artiklar. Syftet var att diskutera hur lärosätesbiblioteken på bästa sätt underlätta för forskare i samband med publicering?

Britt-Marie Wideberg (KB), moderator, inledde dagen tillsammans med Lisa Lovén (SUB).

Från vänster: Lisa Lovén (SUB) och Britt-Marie Wideberg (KB). Foto: Annica Wentzel

Under förmiddagen presenterade Emma Proudley från Frontiers, Chelsey Horstmann Dennis och Carolyn Kirby från Taylor & Francis och Anna Munthe-Kaas från Cambridge University Press respektive förlags manushanteringssystem ur forskarnas synvinkel. Presentationerna visade tydligt tre olika sätt att hantera processen från att forskaren skickar in artikeln till att den blir publicerad. Frontiers har ännu mycket manuell hantering av artiklar, vilket innebär att man kan hantera olika lösningar som efterfrågas av olika organisationer. Taylor & Francis och Cambridge University Press får in och publicerar ett mycket större antal artiklar vilket omöjliggör manuell hantering. Det påverkar i sin tur hur systemen ser ut för forskarna och e-postutskick från förlagen – de ska passa många olika organisationer med olika avtal. Samtliga förlag efterfrågade återkoppling från deltagande organisationer om hur de kan göra sina system bättre, dels på manushanteringssidan för forskare och dels på verifieringssidan för administratörer på deltagande organisationer.

Vänster: Anna Munthe-Kaas (CUP), Carolyn Kirby och Chelsea Horstmann Dennis (båda Taylor & Francis, samt Emma Proudley (Frontiers). Foto: Britt-Marie Wideberg (KB).

Eftermiddagen inleddes med en presentation av Lisa Lovén från SUB som berättade om deras erfarenheter och arbetsflöden för avtal med öppen tillgång. På SUB har man beslutat att använda pengarna för det uteblivna Elsevier-avtalet till att finansiera publicering med öppen tillgång. Det är en utmaning att få ut information till forskarna då manushanteringen och SUB:s avtal ser olika ut hos nästan alla förlag.

Bild: Lisa Lovén (SUB)

Efter presentationerna delades deltagarna in i fem olika grupper för att diskutera från två olika utgångspunkter: Hur kan vi underlätta för forskarna och vad behöver vi som administratörer?

Annica Wentzel (KB) Foto: Britt-Marie Wideberg (KB)

Hur kan vi underlätta för forskarna?

Under workshopen framkom att förlagens system bör innebära förenklad administration under publiceringsprocessen och ge tydlig information om gällande avtal för svenska forskare. Forskarna läser oftast på förlagens sidor, inte bibliotekens webbplatser. Det bör tydliggöras i manushanteringssystemen att det inte är gratis att publicera, men visas ett pris finns det en risk att det tolkas som något forskaren ska betala. Därför bör det stå att kostnaden är förbetald, i de fall den är det genom ett avtal.

Vad behöver vi som administratörer?

Administratörerna efterfrågar forum för samarbeten med andra bibliotekarier, bättre finansieringssystem/ekonomisystem och standardiserade system hos förlagen, idag ser det olika ut hos nästan alla förlag. Bättre informationsmaterial önskas om hur manushanteringssystemen faktiskt ser ut, bl.a. för att ge bättre vägledning åt forskarna som ställer frågor. Det finns behov av att arbeta upp en FAQ.

Det diskuterades även om det är viktigt att kunna verifiera artiklar eller om det steget kan hoppas över. Workshoppens deltagare ansåg att i nuläget behöver administratörer kunna verifiera artiklarna, och arbetet upplevs inte som betungande. Förlagens verifikationer är för det mesta träffsäkra men det kan ändå bli fel. Det kan bl.a. bli problem med publikationer publicerade av forskare affilierade till sjukhus som blandas ihop med universitet eller forskare som anger en viss institution trots att de har slutat eller inte tillhör institutionen. Det är oklart hur noggranna förlagen är eller vilka processer som finns för att hitta fel.

Klart stod att det finns mycket att diskutera, och att det finns förbättringar att göra i dagens manushanteringssystem. All information om hur det fungerar att använda systemen är värdefull för KB:s handläggare i deras kontakt med förlagen.

Då ett gemensamt forum för fortsatta diskussioner efterfrågades vill licenshandläggarna på KB gärna uppmuntra fler att använda t.ex e-postlistan E-resurs admin (Information om anmälan finns här: http://www.kb.se/libris/kontakta/sandlistor/ ) eller Upphandlingslistan (endast för deltagande organisationer inom Bibsamkonsortiet).

Dokumentation från dagen kan nås via Materials i https://beta.consortiamanager.com (endast för Bibsamkonsortiets deltagande organisationer – inloggning krävs).


Update on Elsevier negotiations

Prior to the Christmas break, a high-level meeting with Elsevier took place on December 18th at Stockholm University. This was the first meeting with Elsevier to take place since the Bibsam Consortium decided not to renew the national license agreement for Elsevier journals in July 2018, due to the publisher’s unwillingness to meet the national consortium’s demands for open access.

Representing Elsevier at the meeting were Mr Jörg Limberg (Vice President Europe), Mrs Gemma Hersh (Vice President Open Science & Policies), Dr Nick Fowler (Chief Academic Officer & Member of the Board), and Mr Jason Roof (Regional Account Director Northern Europe). Representing Sweden were concerned stakeholders from the Ministry of Education, the Swedish Research Council, the National Library, and representatives from the Bibsam Consortium’s Steering Committee.

The aim of the meeting was to discuss how to, through a transformative agreement, find a sustainable way to achieve 100% open access to articles published by researchers at Bibsam-affiliated organisations by 2020.

During the meeting, the parties agreed to start working on a Memorandum of Understanding that will set a framework of principles on how renewed negotiations can commence. It is clear however that the parties are still far from reaching an agreement.

On other countries’ negotiations with Elsevier

The Netherlands
has extended their current agreement until June 30th 2019 while negotiations continue. Read more

Germany is demanding 100% open access and reading rights without further price increases. Approximately 200 universities are without an agreement since 2016/17. Germany’s chief negotiator Prof Horst Hippler says: “We see that the transition to open access is too slow, and I am utterly upset and concerned about this”. Read more

Norway has extended their current agreement until January 31st 2019 while negotiations continue. Read more

Hungary terminated their agreement with Elsevier after December 31st 2018 since the publisher could not meet their demands for open access. Read more

For more information on termination of “big deal”-agreements around the world, the SPARC organisation is compiling a survey.

Elsevier uppdatering

Innan juluppehållet, den 18 december 2018, hölls ett högnivåmöte med Elsevier på Stockholms universitet. Det är det första officiella mötet med Elsevier som äger rum sedan uppsägningen i juli 2018. Från Elsevier deltog Mr Jörg Limberg, Vice President Europe, Mrs. Gemma Hersh, Vice President Open Science & Policies, Dr. Nick Fowler, Chief Academic Officer & Member of the Board och Mr. Jason Roof, Regional Account Director Northern Europe. Från Sveriges sida deltog berörda intressenter från Utbildningsdepartementet, Vetenskapsrådet, Kungliga biblioteket och styrgruppen för Bibsamkonsortiet.

Syftet med mötet var att diskutera hur man genom ett transformativt avtal kan hitta en hållbar väg för att uppnå 100% öppen tillgång 2020.

Under mötet enades man om att ta fram ett förslag på en avsiktsförklaring (eng. Memorandum of Understanding) som skall sätta ett ramverk med principer för hur förnyade förhandlingar skall genomföras. Dock står det klart att parterna fortfarande står väldigt långt ifrån varandra.

Om andra länders pågående förhandlingar med Elsevier

Nederländerna har förlängt sitt avtal med ett halvår till och med den sista juni 2019 medan förhandlingarna fortsätter. Läs mer

Tyskland kräver 100% OA och läsrättigheter utan kostnadsökning och cirka 200 lärosäten står utan avtal sedan 2016/17. Tysklands chefsförhandlare professor Hippler säger: “We see that the transition to open access is too slow, and I am utterly upset and concerned about this”. Läs mer

Norge  har förlängt sitt avtal en månad till och med den sista januari 2019 medan förhandlingarna fortsätter. Läs mer

Ungern har sagt upp sitt avtal med Elsevier från den sista december 2018 då förlaget inte kunde möta deras krav på öppen tillgång. Läs mer

För mer information om uppsägningar av ”big deal”-avtal i världen finns en kartläggning som sammanställs och uppdateras av organisationen SPARC.

Survey on how the cancelled agreement with Elsevier has affected Swedish researchers, students and government agency users

Six months have passed since Swedish universities and government agencies cancelled their agreement with Elsevier 30 June 2018. Read more here.

How has the cancellation affected Swedish researchers, students and government agency users? Users from the 44 Swedish institutions that subscribed to Elsevier at the time of cancellation are asked to respond to this survey.

More information is found in the survey.


Photo by Tinh Khuong on Unsplash

”Hur öppen vetenskap blev big business”. Tidskriften BiS intervjuar Collijn-pristagaren Magnus Annemark

Magnus Annemark har tidigare tilldelats Svensk Biblioteksförenings Collijn-pris för sin masteruppsats ”Open Access och Big Business : hur Open Access blev en del av de stora förlagen”. 

Uppsatsens abstract:

”This study explores the Open Access phenomenon from the perspective of the commercial scientific publishing industry. Open Access has been appropriated by commercial publishers, once sceptical opponents of the concept, as a means among others of distributing scholarly publications. The aim of this study is to highlight a possible explanation as to how this has come about by looking at the internal and external communication of two of the main scholarly publishing industry organizations, the STM Association and the PSP division of the AAP. ”

Läs hela intervjun med Magnus Annemark här.

Sustainable non-APC publishing models (9th OpenAIRE workshop – February 2019)

An interactive learning opportunity for Non-APC based publishers and fora

To continue the efforts of OpenAIRE to provide support to alternative business models making scientific outcomes openly available, we’re organizing an interactive workshop based on input from our participants. We invite journal, book publishers and librarians supporting non-APC publishing initiatives to present their case, brainstorm about common themes provided by SWOT analyses, showcase the range of different models and collaborate on a best practice guide, including a roadmap to sustainability.

The OpenAIRE Sustainable Non-APC Publishing Models Workshop aims to assist publishing initiatives and libraries alike. The aim of the workshop is to be participatory in the true sense of the word, topics and themes will largely be decided on by the input provided by participants. We therefore ask for a SWOT analysis or to outline your expertise to give us insights how you can contribute to the workshop.

Practical information and preliminary program here.