Djupdykning i publiceringsavgifter – Publishing fees in depth

 Summary in English

Some Swedish universities have been collecting APC data for several years. This workshop gathered the ones who already work with APC data and those who want to start, to share experiences. The lessons learned included:

  • University libraries have seen the use for this type of data, and other stakeholders start to, but there is an explicit need for library management to make room in the organisation for this new workflow.
  • What is to count as publishing fees? Apart from APCs, the data gathering has shown that other fees such as color fees, page fees etc also exist. We also discussed the language checking costs, as these are probably constantly rising as more and more researchers are pushed towards publishing in English speaking channels.
  • Since 2017, the accounting system of universities have a new financial code for APCs. However, as with all novelties, we see that it will take some time to identify the type of costs that should be registered here (not print costs) and to have all relevant costs registered here. Some universities had estimations of about 50 % of costs registered with this new financial code.
  • Currency issues are old problems which will follow us into the world of paying for publishing. If this could be handled at a central level it would be of great relief to the individual universities.

Interested to know more? Please contact openaccess@kb.se

Deltagare diskuterar på APC-workshop 5 oktober

Vi samlades i en källarlokal i närheten av Humlegården, representanter från 19 lärosätesbibliotek och Kungliga biblioteket (KB). Syftet var att vända och vrida på arbetet med att kartlägga publiceringsavgifter*, med presentationer från dem som redan kartlägger och diskussioner med dem som tänker börja. Frida Jakobsson, Karolinska institutets bibliotek (KIB), inledde med att berätta om ett nyligen avslutat projekt som kartlade och analyserade publiceringsmönster och kostnader för open access vid Karolinska Institutet, se poster här. Daniel Albertsson, Sveriges lantbruksuniversitets bibliotek (SLUB), visade på bibliotekets fina förutsättningar att vara drivande i processen men att det är en klar fördel att arbeta i grupp. Lisa Lovén, Stockholms universitetsbibliotek (SUB), tog oss med på en djupdykning i fakturasystemet och SUB:s Excel-fil, en fil som många bad att få en kopia på.

Varför ska vi samla in publiceringsavgifter? Det enkla svaret är att det alltid är bra att ha koll på sina utgifter. Just nu befinner vi oss i en omställningsfas till ett öppet tillgängligt vetenskapssamhälle. På 90-talet gick lärosätesbiblioteken från administration av tryckt material till att administration av elektroniskt. Tron var att det skulle bli billigare (inga tryck- och distributionskostnader) men det blev dyrare. Genom att ha koll på kostnaderna finns större möjligheter att begränsa kostnadsökningarna. När det gäller publiceringsavgifter kan både Bibsam-konsortiet och enskilda lärosätesbibliotek använda statistiken i förhandlingar med förlagen, vilket var väldigt aktuellt i den så kallade double dipping-debatten och hybridtidskrifterna (”vi betalar för prenumerationer och nu ska vi också betala för publicering?”). Under workshopen blev det tydligt att just lärosätesbiblioteken ser fördelarna med kostnadsinsamlingen, men att  lärosätens ledning och ekonomiavdelning inte alltid hunnit inse nyttan med data och åtkomst till fakturasystem för att faktiskt samla kostnader. Här kan biblioteksledningarna spela en viktig roll i att förklara nyttan för sina lärosäten.

Biblioteksledningar kan tveka att införa en ny arbetsprocess, det är arbetskrävande att göra nytt. SUB vittnade om två steg: en inledande arbetskrävande insats för att få till en bra struktur, men när processen väl finns är den betydligt lättare att sköta, och sköts vid sidan av betalning och kontroll av prenumerationskostnader. Om omställningen nu faktiskt äger rum kommer processen kring prenumerationer minska och processen kring publiceringsavgifter öka, men det är inte säkert att det är biblioteket som kommer att sköta administrationen kring framtida kostnader.

Vad ska vi räkna som publiceringsavgifter? Här blev det stora diskussioner. Utöver att betala för att publicera sig öppet tillgängligt kan forskare även betala extra avgifter för färgbilder, extra sidor, omnämnande av artikeln på tidskriftens omslag med mera. Dessa kostnader kan hamna på samma faktura men måste inte göra det, vilket försvårar processen avsevärt. Gray (2015) fann att 2 % utgjordes av dessa kringkostnader. En bubblare på listan är språkgranskning, som verkar vanligare nu när forskare förväntas publicera sig internationellt (i engelsk-språkiga tidskrifter). Det här är kostnader för publicering som går till flera aktörer, bland annat förlagen. I nuläget fokuserar insamlingen av kostnadsdata på det vi betalar till de förlag som publicerar vetenskaplig litteratur.

Sveriges universitets- och högskoleförbund rekommenderar sedan 2017 att lärosätena skapar ett specifikt konto för publiceringsavgifter. Flera bibliotek har utgått från detta konto i letandet efter kostnader. Grävandet har visat att mycket hamnar där som inte ska hamna där (t ex tryck av avhandlingar) vilket förmodligen beror på att de som bokför inte är bekanta med vad som ska bokföras här. Namnet på kontot påverkar också, ett lärosäte kallade det onlinepublicering, vilket är något annat än öppet tillgänglig publicering. De lärosäten som har stämt av kontot med andra källor har funnit att runt 50 % av publiceringsavgifterna bokförs på detta konto, resten hamnar på andra ställen. Att forskare kan betala avgiften med kreditkort i eget namn, eller institutionens kreditkort, underlättar inte bokföringen och letandet. Flera lärosätesbibliotek beskrev hur de informerar framförallt ekonomihandläggare om hur kontot bör användas. Det räcker inte med att bara införa ett konto, löpande information måste också tillhandahållas. På workshopen diskuterades hur informationen bör effektiviseras, vilka målgrupper (forskare, ekonomihandläggare, etc) som är de viktigaste och hur informationen bör se ut. Här finns potential för fler samarbeten framöver.

Ett område där biblioteken ville lyfta frågan till KB är hanteringen av valutadata. Fakturorna innehåller ofta en annan valuta än svenska kronor (Kuriosa är att samma artikel kan ha flera fakturor kopplad till sig, med publiceringsavgift, färgbildsavgift etc. Dessa fakturor kan vara utställda i olika valutor). Idag omvandlar lärosätena kostnaderna till euro enligt en årsschablon i samband med inrapporteringen till Open APC Sweden. Workshopen var överens om att KB borde ta in originalvaluta och göra omvandlingarna centralt. Jag tar med önskemålet i den vidare utvecklingen.

KB ser just nu över strukturen för Open APC Sweden, tanken är att gå från pilot till ett mer långvarigt projekt. Men kanske inte alltför långvarigt, eventuellt behövs projektet bara under omställningsperioden till öppet tillgängliga publikationer. För mig som arbetar med detta var dagen väldigt lyckad, jag fick med mig många nya insikter att arbeta vidare med. Jag vill tacka alla som deltog, samt mina medarrangörer Daniel Albertsson, Frida Jakobsson och Lisa Lovén.

/Camilla Lindelöw

*Att betala för att publicera sig har funnits med länge (t ex tryckbidrag) men här pratar vi mer specifikt om att betala för att publicera en artikel öppet tillgängligt (benämns också författaravgifter eller APC:er).